Waarom een goed programma toch niet beklijft

Onderzoek naar hoe mensen leren en onthouden laat zien dat we het grootste deel van wat we horen binnen een paar dagen vergeten. Dat geldt voor iedereen, ook voor artsen en specialisten. Het probleem is niet dat de inhoud niet goed is. Het probleem zit in het format.

Het risico van passief luisteren

Op veel medische congressen is het programma een aaneenschakeling van presentaties. Sprekers die hun onderzoek toelichten met dia's, een vragenronde van vijf minuten, door naar de volgende. Tachtig keer op een dag, als het tegenzit.

Het is een vertrouwd format. Het voelt professioneel. Het is makkelijk te organiseren. Toch is het precies deze voorspelbaarheid die ervoor zorgt dat er zo weinig blijft hangen. Passief luisteren is de minst effectieve manier om kennis op te nemen.

Een arts verwoordde het treffend na een congres waar ik bij betrokken was: "Ik word doodgegooid met wetenschappelijke kennis, maar maandag kan ik er niks mee." Dat is geen kritiek op de sprekers. Het is een signaal dat het format niet doet wat het zou moeten doen.

Valkuilen bij de programmering door de commissie

Bij de meeste medische congressen stelt een wetenschappelijke commissie het programma samen. Ervaren specialisten met veel vakkennis. Zij bepalen welke onderwerpen aan bod komen, wie er spreekt en in welke volgorde.

Wat ik merk is dat die commissies goed zijn in inhoud selecteren, maar minder gewend om na te denken over hoe die inhoud wordt gebracht. De neiging is om te herhalen wat vorig jaar werkte, te veel onderwerpen in te plannen, en sessies te lang te laten duren. Sessies die in de voorbereiding logisch voelen, blijken in de praktijk soms te lang om de aandacht vast te houden.

Commissieleden beoordelen het programma vanuit hun eigen perspectief. Als specialist vinden zij de inhoud vanzelfsprekend boeiend. Of het voor de zaal ook zo werkt, dat is een vraag die minder vaak op tafel komt.

Formats, energie en follow-up als oplossing

Geef sprekers een keuze in format. Veel sprekers grijpen naar PowerPoint omdat ze geen alternatief kennen. Leg ze vooraf vijf formats voor: een campfiresession met kleine groepen rond een expert, een fishbowldialoog waarbij de binnenkring discussieert en anderen aanschuiven, een reverse keynote waarbij de zaal de vragen stelt. De keuze alleen al dwingt een spreker om na te denken over interactie in plaats van over dia's.

Programmeer op energie. Elk congres heeft een middagdip. Na de lunch zakt de aandacht. Toch programmeren veel commissies juist dan een plenaire sessie. Houd rekening met energielevels: wissel plenaire en interactieve sessies af, plan kortere blokken na de lunch, en zorg voor een bewuste oppepper op het moment dat de concentratie daalt. Bij de begeleiding van de programmering breng ik dat altijd in.

Zorg voor een vervolg na het congres. Kennisoverdracht stopt niet op de congresdag. Een korte samenvatting van de sessies, verstuurd binnen een week, helpt deelnemers om de kern vast te houden. Concrete acties, wat ga je maandag anders doen, maken de vertaling naar de praktijk tastbaar. Bij sommige congressen werken wij met follow-ups waarbij deelnemers na dertig dagen reflecteren op wat ze hebben toegepast. Dat klinkt eenvoudig. Toch gebeurt het bijna nergens.

Vernieuwing invoeren met behoud van regie

De wetenschappelijke commissie bepaalt de inhoud van het programma. Terecht. Het format, de manier waarop die inhoud wordt gebracht, is een ander vak. Daar ligt mijn rol als congresorganisator dat de programmering begeleidt.

Vertel een commissie niet dat hun aanpak niet werkt. Laat ze kiezen. Leg drie of vier formats voor met concrete voorbeelden. Laat zien hoe een campfire-session eruitziet, wat een reverse keynote oplevert, hoeveel interactiever een fishbowl-dialoog is dan een standaard Q&A. De meeste commissies staan open voor vernieuwing, mits ze het gevoel houden dat zij de inhoudelijke regie voeren.

Een congres is pas geslaagd als deelnemers een week later nog weten wat ze geleerd hebben. Dat is de maatstaf. Het goede nieuws: drie gerichte aanpassingen maken al het verschil.